Besucher & Fremdfirmen

Zutritt vorbereiten. Personen sicher begleiten.

CTRLPANEL verbindet Besuchervoranmeldung, Empfang, Anwesenheit, Fremdfirmen, Qualifikationen und digitale Sicherheitsunterweisungen in einem durchgängigen Prozess.

Externe Anmeldung & FreigabeQR-Check-in & BadgesDigitale Unterweisungen
Besucher & FremdfirmenHeute am Standort Werk Nord
Live
Erwartet12
Anwesend7
Freigaben3
Maria KellerBesuch · Einkauf
Anwesend
Jonas WeberFremdfirma · Technik
Unterwiesen
Sammelanmeldung5 Personen · Logistik
Zur Freigabe
Der Nutzen

Ein kontrollierter Prozess vor, während und nach dem Aufenthalt.

Besucher, Empfang, Gastgeber und Fremdfirmen arbeiten mit klaren Zuständigkeiten und einem gemeinsamen, nachvollziehbaren Datenstand.

📨

Besuche vorab organisieren

Interne Voranmeldungen, externe Formulare und abteilungsbezogene Freigaben reduzieren Rückfragen am Empfang.

🪪

Zutritt sicher dokumentieren

QR-Einladungen, Identitätsprüfung, Check-in, Badge-Ausgabe und Check-out bilden den Aufenthalt lückenlos ab.

🎓

Unterweisungen nachweisen

Standortbezogene Inhalte, Mindestlesezeiten, Abschlusstest und dokumentierte Ergebnisse schaffen belastbare Nachweise.

Der Ablauf

Ein klarer Prozess von Anfang bis Abschluss.

1

Anmelden

Besuch intern, extern oder als Sammelanmeldung erfassen.

2

Freigeben

Zuständige Abteilung prüft und übernimmt die Anmeldung.

3

Vorbereiten

Einladung, QR-Code und erforderliche Unterweisungen bereitstellen.

4

Empfangen

Identität prüfen, einchecken, Badge ausgeben und Gastgeber informieren.

5

Abschließen

Auschecken, Badge-Rückgabe und Aufenthalt nachvollziehbar dokumentieren.

Funktionen

Besucher- und Fremdfirmenmanagement aus einem System.

Besuchermanagement & Empfang

  • Interne Voranmeldung und spontaner Besuch
  • Externes, mehrsprachiges Anmeldeformular
  • Einzel- und Sammelanmeldungen mit Abteilungsfreigabe
  • E-Mail-Einladung mit QR-Code und Kalendereintrag
  • QR-Scanner, Identitätsprüfung und Gastgeberbenachrichtigung
  • Check-in, Check-out, Badge-Ausgabe, Rückgabe oder Verlust

Fremdfirmen & Mitarbeitende

  • Firmen, Gewerke, Ansprechpartner und Auftragsgültigkeit
  • Standortbezogene Freigabe und Firmenstatus
  • Mitarbeiterkonten und dauerhafte Fremdfirmen-Badges
  • Firmenportal zur Pflege von Profil und Mitarbeitenden
  • Persönlicher Mitarbeiterzugang
  • Qualifikationen und Nachweise mit Gültigkeit und Warnfristen

Digitale Sicherheitsunterweisung

  • Zugang per Dauerausweis oder E-Mail-Bestätigungscode
  • Standortbezogene Unterweisungsvorlagen
  • Mehrsprachige Inhalte in Deutsch, Englisch und Spanisch
  • Themen, Seiten, Dokumente und Mindestlesezeiten
  • Abschlusstest mit gezielter Wiederholung falscher Antworten
  • Dokumentierte Teilnahme und Ergebnis

Steuerung & Datenschutz

  • Aktuelle Anwesenheitsliste und druckbare Notfallübersicht
  • Suche, Statusfilter sowie CSV-Export
  • Besuchertypen, Abteilungen und Freigabeempfänger
  • Rollenbasierte Einzelberechtigungen
  • Konfigurierbare Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten
  • Vollständige Ereignis- und Bearbeitungshistorie
Zusammenspiel

Weitere Module entdecken.

Alle Module nutzen dieselbe Organisations-, Standort- und Benutzerstruktur und lassen sich passend zum Bedarf kombinieren.